最近又是一波找實習的熱潮了,應該也有不少人對於公關行業充滿好奇的吧!決定來好好分享一下我在公關公司實習的學習。說真的,第一次步入職場,這次的實習對我來說影響深遠。

我去年暑假在隸屬於精英公關集團精采公關實習,其服務過的客戶包括Yahoo!奇摩、視康、可口可樂、白蘭氏、微軟、LG、Xbox、多力多滋、蘋果電腦等等。我們公司在去年共錄取四位實習生,每位實習生都有一位很棒的mentor,至於我們的工作內容,除了大家可能馬上就聯想到的記者會、記者會和記者會之外,還有很多辦公室的工作日常,也讓我從中學到很重要的價值觀!

▲精采公關大家庭全體合影

一、換位思考,有感服務

「如果你是客戶,在向公關公司提出你對於產品活動的條件與預算時,你會希望公司給你什麼樣的建議?」在精采公司的讀書會上,我記得同事Lawrence分享了這點:如果客戶今天向我們提出了不合理的要求,希望能借到某高價位的活動場地但預算卻低到離譜,我們無論是當場拒絕,或是硬著頭皮接下專案最後卻達不到,兩種做法都會被客戶認為自己不專業,那又該怎麼做才能讓客戶滿意呢?

客戶為什麼會堅持想要那個高價位的場地?是希望能符合產品形象優雅的感覺嗎?這就是一種換位思考,想想,客戶對場地有所堅持一定有背後的理由,但又想不到其他合適的場地,或是對於價格不是那麼了解,這時候,如果公關公司能了解其真正目的,並提供2~3個在預算內的具體方案做協調,就是靠溝通達到雙贏的局面。

其實公關很多時候就是在和不同的利害關係人進行溝通,所以換位思考很重要。我在撰寫媒體邀請函時,我要站在記者跑新聞的立場,思考什麼樣的內容能在不透漏太直接活動細節的同時又吸引記者參加;雜誌記者進行專訪時,記者會不會擔心自己在記錄時有漏掉的資訊?而客戶會不會擔心記者忽略掉他們公司想傳達的訊息?在換位思考下,我們公關是不是應該在旁邊協助記錄,並掌握雙方想要的資訊,以達到雙方都滿意的露出?

*如果你是主管,手上有數不完的工作,你會希望你的下屬怎麼做讓你不用分心擔心他的狀況?

*如果你是客戶公司,時時刻刻想了解專案進度,你會希望公關公司怎麼讓你對專案感到放心?

*如果你是媒體記者,每天接到上百通的公關活動邀請電話,你會怎麼選擇想參加的活動?你會希望電話那頭的人怎麼摘要活動重點?

換位思考一直到現在還影響著我和其他人的應對心態,很多事情當下看似無法解決,但只要換位思考,了解對方的意圖,也許能以更積極的方式達到目標,也能讓對方感受到自己的貼心。

▲2016 Facebook論壇活動

 

二、做事前先了解目的

我們實習生主要負責協助mentor的工作,像是新聞稿翻譯、客戶露出報導的露出統計、Daily Media Scan(蒐集並記錄客戶與產業競品的相關報導)、Media Follow Call等等,在執行每一個任務前,Mentor都會問我們:「你知道為什麼要這麼做嗎?」

同一場產品發表會,在打電話邀請不同線別的記者時用不同的亮點去吸引他的目的是什麼?記者們在接電話時可能沒耐性聽完我們介紹整個活動內容,對娛樂線記者要怎麼介紹才會容易吸引他?對消費線媒體又應該要怎麼介紹亮點?這些工作執行的目的思考過程,除了可以提升工作效率之外,也避免我們工作上直接採SOP,而可以隨時因著目的做臨場反應。

再舉一個例子吧。

我們公司的實習計畫中,除了實習生課程、工作協助與活動支援之外,還有多樣化的實習生作業,其中一項就是「公司簡介」。

「公司簡介」的意思,顧名思義就是要介紹我們公司,模擬我們今天第一次去向新客戶brief,希望能介紹我們操作過的案例讓對方更了解我們,第一次拜訪最重要的目的,就是「拉近我們與客戶間的距離」。我們實習生在做「公司簡介」的簡報時,常常要把自己公司所操作過的案例講得很厲害:活動吸引多少媒體出席、有多少新聞露出,而在客戶的QA時間也一直強調自己公司操作上的成功,提到對方客戶過去的操作可能有不足的地方,但只要和我們公司合作一定可以很成功。

董事長孔先生在總講評時提到了一個關鍵,「公司簡介」的目的是要拉近距離。我們不斷在簡介時只強調自己公司有多厲害,表面上佔了上風,但也可能讓客戶對我們失去興趣。既然是希望拉近距離,與其單方向的強調自己的優勢,不如思考如何讓客戶願意和我們互動,勾起客戶對我們公司的好奇心,留下還能共同探討的空間,以延續下一次見面的機會,提高雙方合作的可能性。

這段話大大的震撼著我,我在準備這份簡報作業時,一直針對「公司簡介」這四個字為方向去準備,怎麼把自己公司介紹的很棒,卻忽略了這份簡報背後:與客戶合作的長期目的。雖然只是一份實習作業,卻大大影響我後來行事上思考方式。

▲精英公關集團全體實習生在「公司簡介」簡報上合影

 

三、用開放的心態接受自己的不完美,然後繼續追求成長

來到公關這個行業,面對不同的客戶,每天都有大大小小的case要處理,也有很多不同的工作內容要學習。過去的我,很容易因為小錯誤就自責,思考邏輯不夠彈性,容易緊張也容易恐慌。

我的mentor跟我說:「做不好不等於做錯。做不好,只要下次再做得更好就沒事啦!」在從事公關這個行業,必須具備很高的抗壓性與彈性,即使犯錯也必須馬上站起來面對。我在很多時候可能表現得不夠好,常常有被mentor糾正的地方,這對於常常自我要求很高,又擔心為主管添麻煩的我來說,真的壓力很大也很折磨。在和同事Rae請教時,她說:「重點是,不要把自己想得太重要。」我就是擔心自己表現不好會給其他人添麻煩,但其實我也剛剛來到公司,我也還在學習,所以,其實自己真的沒有這麼重要。抱著這種想法,我突然感覺自己慢慢感到寬心,學著用開放的心態接受自己的不完美。

寬心,不代表做事可以隨便。公關工作起來真的一點都不馬虎,舉凡文件的字體大小、字型、黑色或灰色、空格是否統一都要小心翼翼,Mentor常說:「魔鬼就藏在細節裡。」是否注意到這些小地方到就代表著我們的專業。儘管行事上嚴謹,但我們還是要以開放的心態學習,讓自己像海綿一樣吸收各種產業新知。我想到總經理Kelly開玩笑地說:「如果今天是陌生人看到我在Facebook按讚的粉絲專頁,一定會看不出來我是怎麼樣的人,因為我關注的粉絲專頁實在太多樣了,什麼都有。」這是我很佩服Kelly的地方,廣泛的吸收各種新資訊,在行銷動腦上舉一反三,這也是公關人很重要的學習心態。

最後,我想到Kelly在開精采週會上問過的問題:「之前大家在讀書會分享的內容,有幾個人真正在實踐的?如果你沒有真正實踐那些學習到的東西,即使你說你記在腦海,那都不算是真正吸收。」我在精采公關學到的這些價值觀,雖然不敢說現在能百分之百做到很好,但我帶著精采的基因,主動發問、積極學習,做事前先考背後的目的,並努力做到換位思考,這兩個月的實習對我人生有著重要影響。

 

現在想想還是覺得很不捨,這是我在實習最後一天離開前拍下辦公室的照片。那天,我們實習生在下午5:30走出辦公室,還有主管們仍在奮鬥,向我們招手道別。

最後,就用我在做Media Follow Call時的開頭介紹做Ending吧XD

你好,我是精采公關的Emma!

 

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